quan-ly-tinh-luong

Cho dù bạn là một doanh nghiệp mới, một doanh nghiệp đã thành lập với qui mô nhỏ, hay là một doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban thì cách bạn quản lý quá trình tính lương đều rất quan trọng.

Quá trình này có vẻ đặc biệt phức tạp, nhất là đối với các doanh nghiệp mới hoặc nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế. Tuy nhiên, với một hệ thống phù hợp, bạn có thể quản lý quy trình tính lương một cách hiệu quả, chính xác và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

 

QUẢN LÝ TÍNH LƯƠNG TỐT HƠN VỚI 8 BƯỚC

Một trong những sự thật của việc quản lý thành công là cần phải có các quy trình và hệ thống hữu hiệu. Nếu không có một quy trình toàn diện, nhất quán và lặp đi lặp lại thì chắc chắn chỉ có một lượng ít công việc được hoàn thành. Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có sự khác nhau và có thể có những yêu cầu mang tính đặc thù, nhưng các yếu tố cơ bản cần thiết cho hầu hết mọi quá trình là giống nhau đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Vì vậy, sau đây là phần hướng dẫn nho nhỏ tóm tắt 8 bước cần thiết của một hệ thống hoặc quy trình quản lý tính lương cơ bản. Nếu bạn đã cài đặt và thiết lập quy trình tính lương thì cũng có thể dành chút thời gian để xem xét và đánh giá lại hệ thống. Bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

 

kiem-soat-tinh-luong-1

 

# 1: Lấy mã số thuế công ty.

Trước khi tuyển dụng nhân viên, bạn cần phải đăng ký mã số thuế đã được cấp với Cơ quan Thuế để nộp báo cáo và các tài liệu khác cho cơ quan thuế. Dù biết đây là điều đương nhiên, nhưng đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty thực hiện đúng, và bị phạt một khoản tiền lớn hàng năm.

 

# 2: Phân biệt giữa nhân viên hợp đồng với nhân viên chính thức

Phải phân biệt được sự khác nhau giữa nhân viên ký hợp đồng dịch vụ với nhân viên ký hợp đồng lao động. Đây là sai lầm phổ biến nhất liên quan đến tính và trả lương mà các doanh nghiệp mắc phải, và nó sẽ gây tổn thất cho cả bạn lẫn nhân viên của bạn.

 

# 3: Chú ý đến hồ sơ nhân viên

Tất cả các nhân viên phải có mã số thuế cá nhân. Nếu chưa có thì nhân viên đó hoặc công ty phải đăng ký. Nhân viên của bạn cũng phải điền vào mẫu đăng ký người phụ thuộc và gửi lại để công ty có thể tính đúng số tiền thuế TNCN phải trả. Nếu không cung cấp tài liệu hỗ trợ chứng minh người phụ thuộc thì nhân viên sẽ phải đóng thuế nhiều hơn vì không giảm trừ cho người phụ thuộc.

 

# 4: Lưu thông tin các khoản bồi hoàn cho nhân viên một cách cẩn thận

Cân nhắc cách giải quyết trả lương cho các ngày nghỉ có hưởng lương (nghỉ phép và ngày lễ), làm thế nào để bạn ghi nhận giờ công của nhân viên, có phải trả tiền làm ngoài giờ không và trả như thế nào, cùng các khoản liên quan khác.

kiem-soat-tinh-luong-2

 

# 5: Lựa chọn một hệ thống tính lương

Thông thường, bạn có thể chọn cách tự tính lương (in-house) hoặc thuê dịch vụ bên ngoài (outsourced). Tuy nhiên, bất kể bạn chọn phương thức nào, bạn – người sử dụng lao động – luôn phải chịu trách nhiệm báo cáo và nộp các loại thuế lương cho nhân viên.

 

# 6: Thiết lập tính lương … lên kế hoạch trước

Một khi bạn có tất cả các biểu mẫu và thông tin cần thiết, bạn có thể bắt đầu thực hiện tính lương. Bạn hãy chuẩn bị mọi thứ trước thời hạn trả lương. Trên thực tế có nhiều công ty chậm trễ trong việc trả lương vì không có kế hoạch để tránh các ngày nghỉ hoặc ngày ngân hàng không làm việc.

Lập ra một thời gian biểu thực hiện tính lương sẽ cho phép bạn có đủ thời gian để xử lý việc tính lương, điều chỉnh các sai sót trước khi nhân viên nhận được tiền lương. Ví dụ như bạn có thể tính lương hai hoặc ba ngày trước ngày quy định trả lương.

 

# 7: Lưu giữ hồ sơ một cách thông minh

Luật yêu cầu các công ty phải lưu giữ môt số hồ sơ nhất định trong thời gian xác định. Vì vậy, bạn phải lưu các mẫu kê khai thuế, ngày và số tiền của tất cả các loại thuế. Tuy nhiên, lưu giữ hồ sơ thì dễ dàng, tìm kiếm chúng mới là khó khăn. Hãy thiết lập một hệ thống để lưu trữ, và thực hiện việc lưu trữ thường xuyên. Giống như một khu vườn, một hệ thống tập tin tốt phải được lược bớt và duy trì hàng ngày. Đừng chờ đến một thời điểm nào đó mới làm. Hãy thực hiện thường xuyên việc lưu trữ hồ sơ.

 

# 8: Báo cáo thuế lương

Bạn sẽ ngạc nhiên về khi biết các doanh nghiệp thường xuyên không báo cáo thuế TNCN đúng thời hạn. Có nhiều loại báo cáo thuế phải được nộp cho Cục thuế hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.  Vì vậy, lên kế hoạch thời gian biểu rõ ràng cho việc kê khai thuế là cực kì quan trọng để tránh các khoản phạt.

 

Hãy khiến cho việc tính lương của bạn dễ dàng hơn chứ không khó hơn

Có rất nhiều nguồn đáng tin cậy khác nhau để hỗ trợ bạn tìm thông tin chi tiết cho từng bước nêu trên. Bạn có thể bắt đầu với trang web của Tổng cục Thuế và các trang web khác, hoặc xem xét một trong những phần mềm tính lương sẵn có trên thị trường.

Lưu trữ hồ sơ quy trình và phát triển một hệ thống cho việc duy trì và cập nhật các hồ sơ đó cũng là chìa khóa thành công cho một quá trình quản lý tính lương – hoặc các quá trình khác có liên quan.